在香港成立的公司都須要委任“公司秘書”，而作為香港上市公司的公司秘書，工作職能會變得更為廣泛，將對香港公司的發展方向、行政和公司治理產生重要作用，因而對其任職資格也提出了更為嚴苛的要求。本文將為大家重點介紹香港上市公司秘書的任職要求與工作職責，希望對即將赴港上市或已上市的公司有所幫助。


任職資格
擔任一般的非上市香港公司秘書者可以是自然人，也可以是法人社團，而香港上市公司中的公司秘書必須是自然人。香港的法規對于上市公司秘書的要求也更為嚴苛，根據《香港聯合交易所有限公司證券上市規則》, 各上市公司均需委任最少一名公司秘書, 須具備以下一項專業資格：
(1) 香港特許秘書公會（HKICS）會員; 
(2) 香港《法律執業者條例》所界定的香港律師或大律師; 
(3) 香港《專業會計師條例》所界定的會計師。
                      
實際的公司秘書委任中，還會有“聯席公司秘書”這個角色。這是香港聯交所考慮到業務和營運地在大陸或者國外的上市公司, 其內部人員可能也有處理公司合規的經驗或資格, 但卻不足夠滿足以上的資格的要求。因此，允許上市公司向聯交所申請委任一名外部的合資格人士, 聯同其內部人員(如：CFO、董秘)一同出任 “聯席公司秘書”。一般在經過3年過渡年限后, 可向聯交所說明該內部人員已累積足夠經驗, 可單獨出任公司秘書。


職責與所扮演角色
香港上市公司秘書的工作職責不但需要為董事會服務，而且面向公司全體股東和投資者以及利益相關者，且擔負公司運營方面的行政職能。其主要職責包括：
1、建立、維護和不斷完善公司之法律文件檔案，并確保及時地向報送和存檔各種法律文件；
2、與香港聯交所以及證券登記公司等保持暢順的溝通，每月接收公司股東名冊并向聯交所每月報送股份變動情況表；
3、依照公司及董事所應履行持續責任的要求，建立和完善公司的有關股份買賣和持股情況的登記檔案和程序；
4、依照香港法例和上市規則的要求，及時做好各種申報和備案工作，以及妥善地應對各種監管機構的查詢和溝通工作；
5、協助起草和審閱董事會和股東大會的通知和決議等文件并就有關的程序和要求提供咨詢意見；
6、協助公司起草、審閱及修改中期報告及年度報告并就相關的問題提供咨詢意見和協助(不含財務報告)；
7、協助公司就各類公告以及董事會會議的安排與相關文件保持與聯交所及(如需要)香港證監會的聯絡；
8、根據董事會的命令，對自身名義對外發表公告(如需要)，并相應地承擔法律責任；
9、為公司及董事應履行的持續責任提供協助，以促進和提高公司的管治水平及確保公司的運作符合各種法律和監管要求；
10、就公司依照《公司章程》、聯交所《證券上市規則》以及適用的法例所應遵守的各種法律和監管要求以及召開董事和股東會議的各種文件以及制度和程序向公司董事局提供意見及協助；
11、作為公司授權代表，負責與聯交所聯系及溝通，并就所涉及的事宜向董事局提供意見協助。


由此可見，香港上市公司秘書在公司對外事務中扮演了重要的“中間溝通人”角色，協助董事會成員與監管部門、聯交所進行聯絡溝通以確保企業合規。